Redução de custos para SaaS de Armazenamento e Gestão de Documentos (GED)

CloudFaster reduz em 35% os custos mensais de Cloud da Rede & Imagem

A empresa

A Rede & Imagem nasceu em 1987 com o nome de KCS – Klarmann Consultoria em Sistemas, fundada pelo Professor Vitus Klarmann, hoje diretor executivo da Rede & Imagem. Sediada em Porto Alegre, Rio Grande do Sul, é uma empresa especialista em documentação digital e biometria.

O Desafio

A empresa possui como carro chefe um Software de GED, que vem se atualizando durante os anos, há cerca de cinco anos houve a migração do on premise para a nuvem da AWS. Saindo de servidores VM, para o uso massivo de EC2, RDS e S3.

A AWS foi escolhida pela escalabilidade, performance, segurança e estabilidade necessárias para a migração inicial. No primeiro momento o cliente optou pelo modelo de migração lift and shift (tirar do lugar que está e levar para nuvem sem mudar nada na aplicação). Contudo, na maioria dos casos essa migração acontece sem que o custo seja otimizado. Já é um ganho enorme para o cliente passar a utilizar a infraestrutura da AWS, mas usar AWS é uma jornada, e sempre é possível melhorar.

Para a fase pós migração é importante revisitar a arquitetura e identificar oportunidades de otimização, tanto para reduzir custos quanto para modernizar a arquitetura. Nosso desafio, como parceiros e especialistas AWS, era otimizar custos enquanto em paralelo seguimos com o projeto de modernização dessa aplicação.

A CloudFaster foi escolhida como parceira para essa nova fase pós migração, por fornecer ao cliente a competência necessária para, por meio de ferramentas de monitoramento, avaliar quais recursos estão sendo subutilizados ou podem ser desligados (quando não estiverem em uso), indicar regiões mais econômicas, escolher as instâncias EC2 mais adequadas ao uso quando possível, e por fim, utilizar os programas de reserva de instâncias e saving plans, disponibilizados pela AWS e muitas das vezes esquecidos ou não utilizados pelo cliente.

Arquitetura e Solução proposta

Monitoramos o ambiente da Rede & Imagem durante algumas semanas, identificamos oportunidades de resizing (adequação de tamanho e tipo de máquina), adequamos a infraestrutura para os tamanhos de máquina e famílias de instâncias que poderiam ser mais performáticas e com o melhor custo-benefício possível, (tanto para EC2 quanto para RDS).

Sugerimos atualizações de alguns produtos, como o RDS (Postgres) para habilitar a capacidade de se utilizar instâncias mais novas, e em seguida a contratação de saving plan que cobrisse o uso mínimo do ambiente. (Saving Plans é um modelo de contratação da AWS onde a empresa faz um compromisso de ficar durante o período de 01 a 03 anos com aquela infraestrutura em troca de um desconto).

Serviços otimizados:

EC2
RDS

Resultados obtidos

Após um trabalho de acompanhamento de aproximadamente 20 dias, conseguimos cerca de 35% de redução de custo.

Próximos passos

Enquanto o cliente aproveita a redução de custos imediatos, seguimos o trabalho continuado, mirando agora, redução de custos com os objetos armazenados no S3 e em paralelo tocando uma POC de modernização da solução de GED, usando serviços mais inovadores e Serverless como ECS+Fargate, e DynamoDB.

Legenda de termos e serviços:

AWS: Amazon Web Services, provedor de serviços de nuvem utilizado no projeto.
CloudTrail: Serviço da AWS que permite realizar auditorias operacionais na sua conta da AWS.
CloudWatch: Serviço de monitoramento para os recursos, serviços e aplicações executadas na AWS.
DocumentDB: Serviço de banco de dados rápido, confiável e totalmente gerenciado compátivel com MongoDB.
DynamoDB: Banco de dados de chave-valor NoSQL totalmente gerenciado e serverless da AWS.
EC2: Amazon Elastic Compute Cloud é o serviço web da AWS que disponibiliza capacidade computacional segura e redimensionável na nuvem, também conhecido como instâncias EC2.
ECS: Amazon Elastic Container Service é o serviço totalmente gerenciado de orquestração de contêineres que ajuda a implantar, gerenciar e dimensionar facilmente aplicações conteinerizadas.
Fargate: Mecanismo de computação sem servidor para contêineres.
GED: Gestão Eletrônica de Documentos, Solução de Software.
Instâncias: É um servidor virtual no Elastic Compute Cloud (EC2) para executar aplicações na infraestrutura AWS.
Postgres: Software de Banco de Dados.
RDS: Amazon Relational Database Service é o serviço da AWS que facilita a configuração, operação e escalabilidade de um banco de dados relacional na nuvem AWS, neste projeto utilizado para implementar o Postgres em alta disponibilidade.
Route53: Serviço da AWS para Sistema de Nomes de Domínio (DNS), altamente disponível e escalável.
S3: Amazon Simple Storage Service é o serviço de armazenamento de objetos que oferece escalabilidade, disponibilidade de dados, segurança e performance, utilizado no projeto para armazenar de forma segura e escalável os dados de clientes do GED.
Saving Plans: Um modelo de preço flexível que oferece uma economia no uso de alguns serviços da AWS.
Serverless: Modelo de uso de nuvem onde o desenvolvimento é nativo em nuvem, onde a criação e execução de aplicações é feito sem a necessidade de implantar e/ou gerenciar servidores.
VPC: Virtual Private Cloud é um serviço da AWS que te permite criar sua camada de rede de forma privada, segura e isolada em uma nuvem pública.